Postanowiłam, że będę gromadziła sobie również u siebie swoje „wystąpienia”, dlatego wklejam tutaj wpis Moniki I zachęcam do odwiedzania strony Moniki, która jest świetnym dietetykiem i socialmedia-edukatorką

Wywiady z Wami, czyli kobietami w biznesie online, chodziły mi już od jakiegoś czasu po głowie. Przeszłam więc od słów do czynów i poprosiłam Monikę Fabiańską, Wirtualną Asystentkę, o udzielenie odpowiedzi na moje pytania.

To co było dla mnie istotne, to to by pokazać Wam, Was. Bez żadnego upiększania, samą prawdę. Żebyście zrozumiały, że nie należy czekać, aż będzie idealnie, bo nigdy nie będzie! Czy pracujecie od tygodnia, czy od 5 lat jesteście tak samo
dobre!

Wywiady będą dotyczyły biznesów na różnym etapie. Żebyście wiedziały, że każdy może zacząć i warto zacząć. A na całość składają się przede wszystkim nasze doświadczenia! Tyle tytułem wstępu, czas na wywiad!

Cześć! Na wstępie chciałabym Ci podziękować za Twój czas i chęć odpowiedzi na moje pytania. Tym sposobem chciałabym zacząć cykl wywiadów z kobietami, które mogą dać kilka wskazówek dla kobiet zaczynających swoją przygodę z własnym biznesem i mają jeszcze sporo wątpliwości.

Pytania ogólne

Monika, czy mogłabyś powiedzieć jak długo jesteś wirtualną asystentką i w czym się specjalizujesz?

Cześć Wirtualną Asystentką jestem od tego roku, ale wcześniej wykonywałam drobne zlecenia dla pojedynczych klientów, jak na przykład stworzenie opisów produktów do sklepu internetowego, wykonanie wzoru wizytówek i dokumentów firmowych, współprowadzenie profili w mediach społecznościowych itp.

Nie będę wymieniała poszczególnych zadań, bo tego jest sporo, a ja chciałam tylko zaznaczyć, że to nie jest tak, że zostałam wirtualną asystentką (WA) i zaczęłam się dopiero uczyć, ale że mam doświadczenie w wielu obszarach, tyle, że nie wykonywałam tych zadań nazywając siebie WA. Ponadto razem z mężem prowadzimy małą firmę transportową i zajmuję się w niej wszelką dokumentacją i papierologią, czyli fakturami, zleceniami, rozliczeniami kierowców, przygotowaniem dla nich umów itd., dlatego pojęcie o prowadzeniu biznesu też jakieś mam

Jeśli chodzi natomiast o moją specjalizację to powiem tak: nie chcę specjalizować się w jednym kierunku. Ja uwielbiam działać na wielu frontach, realizować zróżnicowane zadania. Być może w pewnym momencie poczuję, że jest jeden obszar, w którym czuję się najlepiej, w którym mogę uważać się za specjalistę. Teraz takiego nie ma. Obecnie poznaję program Adobe InDesign, uczę się sketchnotingu, bo nie ukrywam, ciągnie mnie w tym kierunku, ale czy na tyle, żeby uczynić z tego swoją specjalizację – raczej nie. Wiem doskonale, że często oczekuje się od WA, żeby „specjalizowały się w czymś”.

Ale czy na przykład asystentki stacjonarne są wyspecjalizowane w konkretnych zadaniach? Czy oczekuje się od nich żeby były specjalistami od social media, albo potrafiły tworzyć zaawansowane grafiki w Photoshopie? Niekoniecznie Oczywiście praca wirtualnej asystentki różni się od pracy sekretarki czy asystentki w biurze, więc oczekiwania wobec niej też są troszkę inne, ja jednak widzę siebie bardziej jako „prawą rękę”, pomocnika, do którego można zwracać się z mniejszymi i większymi zadaniami. Dlatego chcę współpracować z osobami, które potrzebują asystentki do wszystkiego, a nie specjalisty

Być może za rok spojrzę na to zupełnie inaczej i stwierdzę, że oczywiście, trzeba się specjalizować. Dzisiaj jednak wolę działać jako „człowiek – orkiestra” i szlifować wszystko co umiem, nie tylko konkretny wycinek.

Dlaczego wybrałaś ten zawód?

Sama decyzja, żeby zacząć jako WA była spontaniczna. Od ponad dwóch lat prowadziłam z mężem firmę ale to nie było do końca to, co chciałam w życiu robić. Miałam kilka pomysłów, jednak nie były one na tyle konkretne, żeby przekuć je w biznes. Wiedziałam, że chcę pracować samodzielnie, najlepiej zdalnie, online, rozwijać się, uczyć, poznawać inspirujących ludzi. Robić to co chcę i lubię, a nie co muszę.

Kiedy więc przypadkiem „odkryłam” ten zawód uświadomiłam sobie, że tego dokładnie szukam. Zdalnej pracy, w której będę realizowała zróżnicowane zadania, współpracowała z wieloma osobami, które ja mogę wspomóc i które również mnie zainspirują do innych działań. Bo to jest zawód, który otwiera człowieka na masę możliwości. Nie robię codziennie tego samego, chociaż oczywiście wiele zadań jest powtarzalnych, ciągle coś doczytuję, uczę się, rozwijam.

Jak dobrać wirtualną asystentkę? Na co zwrócić uwagę? Na portfolio, polecenia, cenę? Czego się wystrzegać?

Wszystko to, co wymieniłaś jest ważne. Z pewnością warto obejrzeć efekty pracy wirtualnej asystentki. Nie zawsze może ona pokazać efekty pracy dla kogoś, ale można zajrzeć na jej stronę, profile w SM, poprosić o próbki tekstów, grafiki które wykonywała.

Osoba z polecenia to już w ogóle strzał w dziesiątkę, jeśli osoba polecająca działa w podobny sposób i faktycznie można opierać się na jej osądzie. Jeśli chodzi o cenę, byłabym ostrożna, gdyby cena ta była za niska. Cena prawdopodobnie będzie szła w parze z jakością usług.

Formalności
Jak w ogóle przebiega taka współpraca? Ile minimalnie godzin można wykupić?

Ile asystentek tyle sposobów współpracy Tak naprawdę to wszystko jest do uzgodnienia. Można zatrudnić asystentkę do jednorazowego zadania za uzgodnią stawkę, albo zatrudnić asystentkę, która będzie pracowała na wyłączność. Można zdecydować się na wykupienie pakietu 5, 10, 20 czy 40 godzin w miesiącu i zlecać zadania asystentce wg określonego harmonogramu lub uzgadniać je na bieżąco.

Ja jestem bardzo elastyczna i każdą współpracę uzgadniam indywidualnie. Moim zadaniem jest wspieranie czyjegoś biznesu i jeśli tylko mam możliwość dopasowania się do potrzeb osoby, z którą chcę współpracować, bardzo chętnie to robię. U mnie można wykupić nawet jedną godzinę, jeśli jest to zadanie, którego omówienie, wykonanie i wszelkie ewentualne poprawki zmieszczą się mniej więcej w czasie tej jednej godziny.

Ja jestem bardzo elastyczna i każdą współpracę uzgadniam indywidualnie. Moim zadaniem jest wspieranie czyjegoś biznesu i jeśli tylko mam możliwość dopasowania się do potrzeb osoby, z którą chcę współpracować, bardzo chętnie to robię. U mnie można wykupić nawet jedną godzinę, jeśli jest to zadanie, którego omówienie, wykonanie i wszelkie ewentualne poprawki zmieszczą się mniej więcej w czasie tej jednej godziny

A czy w trakcie współpracy możemy dokupić kolejne godziny?

Jeśli asystentka dysponuje wolnym czasem, to pewnie, że tak!

Czy zawsze podpisujemy umowę? Na co powinnyśmy zwrócić uwagę w trakcie jej podpisywania?

Umowę zawsze warto podpisywać, ponieważ stanowi ona zabezpieczenie dla obu stron. Myślę, że warto wzór takiej umowy uzgodnić z prawnikiem i później tylko edytować pod ustalenia z konkretnym klientem.

Oprócz umowy o współpracy (która przy każdej współpracy prawdopodobnie będzie wyglądała inaczej) ważna jest klauzula poufności oraz umowa dotycząca przetwarzania danych osobowych, jeśli zadania asystentki będą w jakiś sposób z tym powiązane.

Warto na pewno w umowie uwzględnić zakres zadań, wynagrodzenie, terminy, sposób przekazywania informacji, jak przebiegają ewentualne poprawki. To wszystko zależy od tego, co będziemy faktycznie robić.

Czy WA, która pracuje dla kilku osób, jest w stanie “ogarnąć” wszystkich klientów?

Oczywiście. Każda asystentka, która poważnie podchodzi do swojej pracy, bierze na siebie tyle obowiązków, ile jest w stanie udźwignąć. Albo zatrudnia osoby, które pomogą jej to udźwignąć

Jeśli nie będzie wywiązywała się ze swoich obowiązków, dotrzymywała terminów to szybko straci klientów i dodatkowo nie będzie miała kompletnie czasu na swój własny rozwój. Myślę więc, że większość asystentek potrafi racjonalnie ocenić swoje moce i wykonywać zadania najlepiej jak potrafi dla wszystkich swoich klientów

WA pracują na roboczogodziny, jak są one rozliczane i skąd możemy mieć pewność, że faktycznie tyle czasu Asystentka poświęciła na pracę?

Asystentki zazwyczaj monitorują swój czas pracy nad danym projektem dla danego klienta np. w aplikacji Toggl czy Worktime i następnie wysyłają raporty uwzględniające poszczególne zadania i czas poświęcony na ich wykonanie.

Ja osobiście preferuję inny sposób rozliczenia – wpisuję zadania do tabelki excela (online), do której klienci mają stały dostęp. Wiedzą na bieżąco jakie zadania zostały już wykonane, kiedy je zakończyłam, dodaję również opisy tych zadań.

Nie trafił mi się jeszcze klient, który zakwestionowałby mój czas pracy. Myślę też, że klient, jeśli się zna na tym, co robi, wie ile realizacja danego zadania trwa.

Na początku współpracy warto omówić, zwłaszcza, jeśli będziemy mieć do czynienia ze stałymi, powtarzalnymi zadaniami, ile mniej więcej czasu zajmuje napisanie newslettera, zrobienie strony lądowania, napisanie artykułu czy przygotowanie np. 10 grafik.

Wiadomo, że ten czas nie zawsze będzie taki sam, ale będzie jakimś punktem odniesienia. Gorzej jest z zadaniami, których czas trudno wcześniej przewidzieć. Wtedy warto skrupulatnie monitorować w aplikacji wykonywanie wszystkich czynności i ewentualnie wyjaśnić klientowi, jeśli będzie miał jakieś wątpliwości.

Jednak w gruncie rzeczy, podstawą współpracy powinno być zaufanie i uczciwość. Ja sobie nie wyobrażam naginania rzeczywistości i udawania, że jakieś zadanie zajęło mi więcej czasu niż faktycznie zajęło. Nie chciałabym w ten sposób stracić klienta.

Z drugiej strony oczekuję, że jeśli klient będzie miał zastrzeżenia co do mojego czasu pracy to powinien ze mną o tym porozmawiać. Być może nie do końca sprecyzowane były zadania i oczekiwania i ja po prostu robię więcej niż tak naprawdę klient chce, możemy to wówczas doprecyzować i faktycznie czas potrzebny na to zadanie będzie zupełnie inny.

Czy przy zatrudnianiu Ciebie jako Asystentki trzeba się z Tobą spotkać, czy można załatwić wszystko online?

Wszystko można załatwić online, ewentualnie z wykorzystaniem Poczty Polskiej Myślę jednak, że przy dłuższej współpracy warto się spotkać, poznać osobiście, wypić kawę.

Przebieg współpracy – dla klientów
Czy masz jakieś triki, które ułatwiają Ci współpracę z klientką? Czy stawiasz na luźną atmosferę, czy może zachowujesz profesjonalny dystans? Czy wchodzisz w relację ze swoimi klientkami, czy rozmawiacie tylko o pracy?

Jestem osobą, która zdecydowanie woli współpracować w swobodnej, miłej, luźnej atmosferze. Współpraca to zawsze granie do jednej bramki, kiedy trzeba skupić się i intensywnie działać to się działa na maxa, ale w międzyczasie dlaczego nie porozmawiać o fryzjerze, psie czy pomyśle na obiad

Moim zadaniem jest wspierać biznes, a małe firmy charakteryzują się tym, że biznes=właściciel. Pracując dla biznesu, pracuję dla tej osoby, często jestem jedynym współpracownikiem, osobą, z którą konsultuje swoje pomysły, zamierzenia, którą pyta o radę. I przy dłuższej współpracy ta znajomość zacieśnia się i pomiędzy zadaniami coraz więcej prywatnych tematów się przewija i dla mnie jest to zupełnie normalne

Przyznam szczerze, że to zawsze trudne się tak odsłonić przed obcą osobą. Co byś poradziła osobom, które pierwszy raz zaczynają ze sobą współpracę?

Poradziłabym, żeby odrzuciły swoje obawy, niepokoje i zaczynały wyłącznie ze wstępnymi założeniami. Dobrze jest dać sobie trochę czasu na poznanie siebie nawzajem, wyczucie oczekiwań drugiej osoby, wczucie się w jej sposób pracy, bo nie zawsze jest możliwość wszystko od razu szczegółowo uzgodnić.

Jest to ważne szczególnie wtedy, gdy klient zatrudnia asystentkę po raz pierwszy i jest troszkę zagubiony, albo asystentka ma do czynienia z klientem i zadaniami całkowicie innymi niż miała do czynienia dotychczas. Warto dać sobie jakiś czas na wdrożenie, a później na ewentualne korekty, aby się do siebie jak najszybciej dopasować.

A jeśli chodzi o przygotowanie do tej pracy, to co Twoim zdaniem powinna umieć WA? Czy jest jakieś “must have” według Ciebie?

Wszystko zależy od tego, jakie zadania chce wykonywać Z pewnością powinna sprawnie poruszać się w internecie, obsłużyć program pocztowy, znać program, w którym napisze tekst, przygotuje grafiki, prezentację.

Znajomość WordPressa, programu do wysyłki newslettera czy strony lądowania z pewnością też będzie przydatna. Dodatkowo obsługa fanpage czy konta na Instagramie – jeśli chciałaby wykonywać zadania związane z SM. To są takie podstawy, ale oczywiście im więcej się potrafi tym łatwiej jest ubiegać się o współprace

Czy WA może wykonywać za nas telefony, rezerwacje, umówić do lekarza czy raczej wyręczy nas w tworzeniu kanałów social mediów, mailach czy tworzeniu landing page’y?

Wirtualna Asystentka może zrobić wszystko, na co pozwalają jej umiejętności i chęci. Może nawet odebrać dziecko klienta ze szkoły i podrzucić mu je do pracy, jeśli tak ze sobą ustalą, a klient gotowy będzie za ten czas zapłacić

Naprawdę wszystko jest do uzgodnienia, dlatego warto zajrzeć na stronę potencjalnej asystentki, z którą chciałoby się współpracować i sprawdzić, co ona oferuje i czym może się zająć.

Czy jest jeszcze coś o czym powinna pamiętać kobieta, która pierwszy raz decyduje się na zatrudnienie wirtualnej asystentki?

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że asystentka to nie mąż, nie bierze się jej z założenia na całe życie Myślę, że nie ma co obawiać się współpracy, można na początku wykupić podstawowy pakiet, przetestować asystentkę i zdecydować się na dalszą współpracę lub nie.

Jeśli trudno jest zaufać zupełnie obcej i powierzyć jej ważne aspekty, dotyczące swojego biznesu, można wykupić minimalną ilość godzin i zlecać na początku łatwiejsze, mniej wymagające zadania i sprawdzać jak asystentka sobie z nimi radzi. Powoli, małymi kroczkami rozkręcać współpracę lub wycofać się z niej, jeśli nie będzie ona satysfakcjonująca

Dla Asystentek
Czy gdybyś mogła zmienić decyzję, to ponownie wybrałabyś bycie WA?

Zdecydowanie tak! Ja dopiero zaczynam się rozkręcać

A jak wygląda Twój dzień? Od razu jesteś w pracy, czy najpierw załatwiasz sprawy rodzinne? W jakich godzinach pracujesz?

Mam dwie córki, które chodzą do szkoły/przedszkola, więc od godz. 8:30 jestem w biurze gotowa do pracy. Pracuję zwykle do godz. 15.00, później wracam do domu, zajmuję się obiadem i spędzam czas z dziećmi.

Późnym popołudniem znów siadam do pracy, ale to w zależności od ilości zadań, które mam przed sobą. Z reguły staram się nie pracować w weekendy, a jeśli już są to działania nie dla klientów, ale takie, które służą mojemu rozwojowi.

Jednak, gdy klient potrzebuje czegoś ode mnie w weekend – nie ma problemu. Wolę jednak wiedzieć o tym wcześniej

Gdzie szukać klienta? Czy patrzeć po ogłoszeniach, czy może dać swoje?

Każdy sposób jest dobry. Można korzystać z platform jak oferia czy useme, wyszukiwać oferty na grupach na FB, odpowiadać na ogłoszenia na olx. Można też pisać do firm, które należą do naszych grup docelowych i próbować zaproponować swoją ofertę i współpracę.

Czy WA powinna mieć swoją stronę i kanały social media?

Uważam, że powinna, bo pracując online dobrze jest być obecnym wszędzie tam, gdzie zaglądają potencjalni i przyszli klienci Jak WA miałaby się im pokazać nie mając swojej wirtualnej wizytówki?

Czy WA powinna mieć doświadczenie pracy na podobnym stanowisku w biurze?

Takie doświadczenie z pewnością ułatwia niektóre sprawy, ale myślę, że absolutnie nie jest konieczne. To jest inna specyfika pracy, a zadania asystentki często wykraczają daleko poza prace biurowe.

Czego WA nie powinna wykonywać Twoim zdaniem?

Nie ma takich rzeczy, których nie powinna wykonywać. Poza zaniżaniem stawek, bo to źle wpływa na całą „branżę”.

A czy Ty masz jakąś sytuację, która okazała się pomyłką i chciałabyś innych przed przestrzec?

Nie mam. Pewnie prędzej czy później przytrafi mi się, ale jeszcze takiej na swoim koncie nie mam.

Jaką radę dałabyś początkującym WA?

Nie słuchaj swojego wewnętrznego krytyka! On zawsze będzie mówił, że nie jesteś wystarczająco dobra, że czegoś nie umiesz, że z czym Ty w ogóle do ludzi. Pomyśl o tym, co umiesz, co robiłaś i odpowiedz na te ogłoszenia, które współgrają z Twoimi kwalifikacjami.

Dziękuję bardzo za wywiad!