Jakie narzędzia warto znać na początku, żeby móc zaoferować wsparcie potencjalnym klientom?

Pamiętam doskonale swoje początki – gdy docierało do mnie ile programów, aplikacji używają inne asystentki w swojej pracy, a ja o większości nawet nie słyszałam. Kiedy wymyśliłam sobie bycie WA, jedyne czym dysponowałam to ogromna chęć do pracy na swoim, na własnych zasadach, z ludźmi, których lubię i jakieś podświadome przeczucie, że oto trafiłam na właściwą drogę. Jednak fakt, że muszę założyć stronę www (nie jest to mus, ale ja uważałam, że bez niej nie warto zaczynać), zrobić jakąś sesję, żeby jakoś się pokazać, założyć konta w mediach społecznościowych, nauczyć się obsługiwać kilka narzędzi i przede wszystkim – znaleźć klientów sprawił, że się zblokowałam i utknęłam na niemal 4 miesiące. Tak totalnie, nie zrobiłam nic przez te 4 miesiące. Chciałam, ale byłam zbyt przytłoczona ogromem tego, co wydawało mi się, że powinnam znać, umieć, mieć. A później puknęłam się w głowę i postanowiłam działać, krok po kroku, z tym co mam. Zebrałam się do kupy i w ciągu miesiąca zrobiłam sobie stronę www, konto na IG oraz FB. Sesji zdjęciowej nie zrobiłam, użyłam pierwszych lepszych zdjęć zrobionych telefonem. Tak, tyle właśnie miałam na początku – w marcu 2019 roku. Wystarczyło, żeby zacząć, a później rozwijać się.

Dobra, ale przejdźmy do meritum – jakie narzędzia warto znać na początku, żeby móc zaoferować wsparcie potencjalnym klientom? Ta moja top 7 to  całkowicie subiektywna opinia, to programy i narzędzia, na których ja pracuję, one nie muszą być najlepszym wyborem dla Ciebie. Jeśli jednak dopiero zaczynasz i w natłoku informacji, które krążą w sieci, na temat tego, jakie narzędzia koniecznie powinna znać wirtualna asystentka, nie możesz się zdecydować, od czego zacząć – może ten wpis Ci pomoże. Nadmienię jeszcze, że ja wspieram biznesy online, najczęściej od tej wizualnej strony – jesli chcesz być asystentką, która zajmuje się papierami, fakturami, wykonuje research, umawia spotkania – to wszystko, co niżej, może w ogóle Ciebie nie dotyczyć.

1. Canva (bezpłatna lub Pro)

Jako Wirtualna Asystentka prawdopodobnie nie raz będziesz musiała przygotować chociażby prostą grafikę do newslettera, mediów społecznościowych czy na blog. Świetnie jest znać Photoshopa i robić profesjonalne grafiki za jego pomocą, ale Photoshop nie jest łatwą aplikacją do ogarnięcia jej od zera, w przeciwieństwie do Canvy. Jest po polsku, z masą gotowych szablonów, które można tylko edytować, gdy jeszcze nie masz wypracowanego swojego stylu. Możesz korzystać ze zdjęć, kształtów, elementów, dodawać filtry, wgrywać swoje zdjęcia – możesz tam baaaardzo dużo zrobić.  Jedyne co musisz na początku umieć to korzystać z opcji – naciśnij i upuść – ale to chyba nie problem, prawda?

Jeśli będziesz korzystać z Canvy sporadycznie – spokojnie wystarczy wersja bezpłatna. Jeśli jednak chcesz w dużej mierze opierać swoją pracę na Canvie – polecam od razu korzystać z wersji pro. Kosztuje ona około 12$ miesięcznie, a ma dużo więcej możliwości niż podstawowa wersja – na przykład usuwanie tła czy pobieranie projektu z przezroczystym tłem.

Wszystkie grafiki, które wykonuję dla siebie czy swoich klientek, robię w Canvie. Na Facebooka, Instagram, Instastory, do newsletterów, na strony lądowania, itp. W Canvie przygotowuję również e-booki, robię swoje tapety na pulpit, planery do wydruku czy mockupy.

Mając Canvę odpada Ci również poszukiwanie zdjęć stockowych, bo jest w niej masa zdjęć, które możesz spokojnie używać, również komercyjnie.

2. Dokumenty Google

Kiedy Ty pracujesz na Macu, a Twoja klientka na Windowsie, albo odwrotnie, prędzej czy później pojawi się problem, gdy będzie konieczność podesłania sobie arkusza kalkulacyjnego czy dokumentu pisanego w Wordzie. Dlatego najlepiej sprawdza się udostępnianie plików za pomocą dysku Google. Wówczas tworzysz na przykład arkusz kalkulacyjny i udostępniasz go do wglądu i edycji swojej klientce. Ta metoda sprawdza się świetnie nie tylko, gdy macie różne systemy, ale gdy dokument wymaga poprawek z obu stron. Nie trzeba wtedy przesyłać sobie aktualnej wersji po naniesieniu niezbędnych poprawek – bo każdy, kto zagląda do pliku widzi jego najbardziej aktualną wersję.

Druga sprawa – to właśnie w excelu online monitoruję swój czas pracy. Każdemu klientowi udostępniam plik, w którym zapisuję wszystkie zadania i czas, który na nie poświęciłam. W tym arkuszu widać na bieżąco, ile czasu już wykorzystałam  oraz ile minut pozostało do końca pakietu. Klienci mają tylko wgląd w te dokumenty, edytuję je tylko ja. Wiele asystentek korzysta z timetrackerów, ja używam po prostu excela i stopera.

3. Program do mailingu - np. MailerLite

Kiedy zaczynałam pracę jako WA nie znałam kompletnie żadnego programu. Nigdy nie miałam do czynienia z newsletterami, pojęcia nie miałam o automatyzacjach, stronach lądowania, czy konstruowaniu mailingu. Gdy byłam w trakcie rozmów z moją pierwszą klientką na temat zakresu zadań okazało się, że newslettery to będzie moja działka. Wtedy błogosławiłam swoje zacięcie to zrobienia strony www, zanim zaczęłam szukanie zleceń jako WA, bo szybciutko założyłam sobie konto na MailerLite i w ciągu 1 dnia z grubsza zorientowałam się, o co w tym chodzi. Zrobiłam sobie jakąś prostą stronę lądowania, pop up i przygotowałam maila do wysyłki (odbiorców miałam całe zero, ale chciałam się po prostu tego nauczyć).

Dzięki temu bez większego stresu zaczynałam pracę z klientką. Oczywiście wiedziała ona, że ja w MailerLite nie wymiatam, nigdy nie udawałam, że potrafię więcej, niż faktycznie potrafię i tak na marginesie zaznaczę, żebyś nigdy tego nie robił/a – lepiej niech ktoś będzie zaskoczony, że Twoje umiejętności są większe niż oczekiwał niż rozczarowany, że są zbyt małe.

Uważam, że do wysłania newslettera czy zrobienia prostego popup’a zupełnie wystarczy odrobina intuicji i rozeznanie się w programie – to jest naprawdę bardzo proste. Mailerlite jest bardzo intuicyjnym narzędziem, przynajmniej jeśli chodzi o podstawy. I na początku bardzo długo wystarczały mi te podstawy, ale to wszystko kwestia klientów, z którymi się współpracuje. W pewnym momencie chciałam ustawić pewną automatyzację i już nie do końca potrafiłam sama sobie z tym poradzić, więc przypomniała mi się Paulina Maj. Ona wymiata w MailerLite, więc zamiast tracić czas na uczenie się samemu – można spokojnie zacząć z jej pomocą 🙂

Oczywiście im więcej tych programów będziesz znać, tym łatwiej będzie Ci wspierać swoich klientów albo pozyskiwać nowych. Pamiętaj o tym, że najlepiej jest uczyć się programu pracując na nim, a druga sprawa, gdy będziesz  już zorientowana w jednym systemie, drugi nie będzie wydawał Ci się taką totalną czarną magią.

4. Asana

Moim zdaniem Asana nie  jest niezbędna asystentce do zarządzania jej zadaniami. Jednak z uwagi na to, że wiele biznesów  online pracuje na Asanie i warto ją znać, w sytuacji, gdy klient podłączy Cię do zespołu :) Czym ona jest? To aplikacja dostępna w oknie przeglądarki internetowej, można również zainstalować sobie ją na tablecie czy w telefonie. Służy do zarządzania projektami, można ją świetnie wykorzystywać do rozpisywania zadań, ustalania harmonogramów pracy, pozwala przypisywać zadania do konkretnych osób, określać terminy, ustalać szczegóły za pomocą komentarzy itp. Korzystanie z asany ogranicza wymianę maili, porządkuje pracę i pomaga odnaleźć się w przestrzeni firmy, 

Asana jest dostępna bezpłatnie, wystarczy założyć konto i można korzystać. Jedynym minusem dla niektórych osób może być fakt, że jest ona całkowicie po angielsku. Mimo wszystko jest intuicyjna i metodą prób i błędów można sobie poradzić. Zawsze można skorzystać z tłumacza i te podstawy sobie przetłumaczyć 🙂

5. Facebook, Instagram

W tych mediach społecznościowych najczęściej poruszają się Twoi potencjalni klienci. Bardzo często asystentki wspierają  działania swoich klientów poprzez przygotowywanie grafik do wpisów, planowanie i publikowanie treści, odpowiadanie na wiadomości czy nawet przygotowywanie InstaStory. Warto wiedzieć jak działać w tych mediach, potrafić odróżnić fanpage od grupy, czy post na Instagramie od relacji. Znać formaty grafik, które są sugerowane do FB czy IG, wiedzieć czym są hashtagi i umieć je zastosować.

Jeśli wśród Twoich zadań jest prowadzenie profili klientów w SM w pewnym momencie na pewno przyda się aplikacja, która pozwoli zautomatyzować te prace – typu Hootsuite, Planoly czy Later. Ale spokojnie, prowadzić profile w SM można i bez tego – one ułatwiają, a nie są jedyną opcją publikowania treści, więc w miarę potrzeby opanujesz je później.

6. Rozszerzenia w przeglądarce

Korzystam od wielu lat z przeglądarki Google Chrome, ale dopiero od niedawna mam zainstalowane kilka rozszerzeń, które ułatwiają mi pracę. 

LanguageTool – darmowy korektor stylistyczny, gramatyczny i ortograficzny. Na bieżąco sprawdza pisownię i pokazuje wszelkie błędy, literówki, przejęzyczenia. Wiadomo, że nie wyłapie wszystkiego, ale wyłapuje naprawdę sporo. Dzięki temu, gdy piszę cokolwiek w przestrzeni wirtualnej, robię o wiele mniej błędów – nie ortograficznych, bo z nimi nie miałam nigdy większego problemu, ale moje ręce klikają za szybko i często przekręcam wyrazy, omijam litery, albo nie piszę polskich znaków. 

ColorZila – pozwala sprawdzić kolor, który użyty jest na innych stronach. Pomaga mi to w tworzeniu grafik do SM dla moich klientek – gdy dostaję info „chcę taki kolor” – dla mnie to 3 sekundy i wiem, jakiego mam użyć 🙂

WhatFont – tego rozszerzenia używam rzadko, ale czasami dostaję od klientki prośbę o zastosowanie czcionki takiej samej lub podobnej do tej, która jest na takiej i takiej stronie. Wtedy przesuwam tylko myszkę na odpowiednie pole i wiem wszystko  🙂

Przycisk Zapisz Pinteresta – z tego korzystam rzadko, ale osoby, które potrzebują inspiracji mogą łatwo i szybko organizować sobie tablice na Pintereście i umieszczać tam wszystko, co uznają za warte zapisania i późniejszego wglądu.

7. Laptop, telefon, planer i wygodne miejsce do pracy

O nich piszę na końcu, bo są oczywiste, ale tak naprawdę to od tego powinno się zacząć.

Laptop – żebyś czasami mogła odejść od biurka i popracować w kawiarni, w parku, na tarasie czy zorganizować sobie workaction.

Telefon – mnie zastępuje on laptopa gdy jestem poza domem i biurem. Mogę odpisywać na maile, obsługiwać SM klientów, moderować grupy. Pomijam oczywiste rzeczy typu zdjęcia, telefony, przelewy 🙂

Planer – u mnie jest to zeszyt w kropki od Pani Swojego Czasu, ze względu na format B5 który uwielbiam i grupy papier, po którym mogę pisać piórem. Planer to dla mnie wszystko – mam tam rozpisane zadania na kolejne dni, notuję w nim swoje pomysły, cytaty, które mi się podobają, zapisuję ważne informacje z przeczytanych książek. I masę innych rzeczy.

Wygodne miejsce do pracy – przygotuj się, że będziesz pracować dużo, a nawet bardzo dużo. U mnie na początku, na każde 4 przepracowane godziny przypadały 4 przepracowane, ale niezafakturowane. Do tego przyznaję się oficjalnie, a nieoficjalnie bywało gorzej 🙂 Do tego czytanie, czytanie, poznawanie, uczenie się. Codzienność w tej branży.

 

Nie taki diabeł straszny..

Nie musisz znać od początku tych wszystkich programów, narzędzi i aplikacji, którymi sprawnie posługują się inne asystentki, one przecież również uczyły się w praktyce. Nie musisz znać 5 programów do robienia grafik, wystarczy na początek jeden. Nie musisz być specjalistą od reklam na FB, wystarczy, że będziesz umiała publikować posty, wiedziała jak dodać opis do zdjęcia czy przypiąć post, a resztę doczytasz, jak będzie taka potrzeba. Nie musisz znać dokładnie wszystkich systemów do mailingu, ale warto wiedzieć co to jest newsletter, a czym jest strona lądowania.

Co w takim razie musisz? Musisz mieć otwartą głowę, chęci do nauki, szukać rozwiązań, zamiast płakać nad problemami. Musisz być uczciwa i terminowa, sumienna i dbająca o szczegóły. Nigdy nie kłam i nie wymyślaj bajek, dlaczego z czymś nie zdążyłaś, nawet jeśli tak się zdarzy. Jeśli wiesz, że możesz zawalić termin – poproś o przesunięcie, jeśli z czymś nie zdążyłaś, przeproś i zrób to jak najszybciej. Ale nie zmyślaj, nie uśmiercaj babć, cioć, nie przypisuj chorób dzieciom. Nie zrobiłaś – zdarza się – trzeba naprawić, a nie się usprawiedliwiać.  I ucz się – nie tylko od innych asystentek, ale w ogóle od ludzi, którzy w biznesie online „siedzą” od lat.

Osoby, od których warto się uczyć

Tutaj może i powinnam wymienić wirtualne asystentki, które zjadły zęby na wirtualnej asyście, ale wydaje mi się oczywiste, że ktoś, kto planuje pracę jako WA wie od kogo się uczyć.  Dlatego tutaj podsunę nazwiska kilku osób, które od lat działają w biznesie online i które warto podglądać, czytać, od których najlepiej się uczyć. Zauważ, że nawet jeśli jakieś szkolenie, ebook czy kurs wydają się być nie dla Ciebie, bo przecież Ty działasz w innej branży, zajmujesz się innymi zadaniami – to będziesz wspierać w przyszłości różnych klientów, z różnymi potrzebami. I nie chodzi mi o to, że powinnaś znać się na wszystkim, ale powinnaś być zorientowana zwłaszcza w tym, co wiąże się z biznesem online – jesli takich klientów chcesz wspierać.

Taki przykład – może i Ty nie zamierzasz prowadzić swojego, dużego konta na Instagramie, ale w pewnym momencie Twój klient postanowi, że chce zacząć aktywnie działać na Instagramie i będzie potrzebował Twojej pomocy. Masz wtedy dwa wyjścia – powiedzieć – nie wiem co to jest Instagram, albo powiedzieć – nie jestem w tym specjalistką, ale szkoliłam się tu i tu, albo przeczytałam to i to, myślę, że wspólnie damy radę. Oczywiście możesz skoncentrować się wyłącznie na jednym czy kilku obszarach i w ogóle nie wychodzić poza to, jednak ja takiego podejścia nie polecam. Specjalizacja – owszem, ale nie ograniczanie się, bo rynek się zmienia, oczekiwania się zmieniają i warto być gdzieś w środku tego wszystkiego niż kurczowo trzymać się swojego poletka.

Ok, od kogo w takim razie warto się uczyć, kogo warto obserwować? 

Marta Krasnodębska – Hakerki Sukcesu 

Artur Jabłoński – o pisaniu i reklamach na FB

Ola Budzyńska – Pani Swojego Czasu

Magda Bek – strategia i media społecznościowe

Ola Gościniak – WordPress

Marek Jankowski – Mała Wielka Firma

Urszula Rowińska – Biurowe Rewolucje

Kasia Miastacoglu – Worqshop

Ola Foryś – Korki z Insta

Dołącz do mojego newslettera

i otrzymuj bezpłatnie tapety na pulpit, telefon oraz planery do wydruku.